Gestión de Riesgos, la clave del éxito
Gestión de Riesgos, la clave del éxito
Intentar evitar los riesgos es inútil, aprender a gestionarlos es un arte.
“Una persona que nunca se ha equivocado, nunca ha probado algo nuevo”
Albert Einstein
Equivocarse es escencial del crecimiento personal y profesional, los errores no deben ser vistos como fracasos, si no como oportunidades de aprendisaje.
De hecho, se aprende más de los errores que de los aciertos 😓
Esto es algo liberador… Aceptando los errores como parte del proceso de aprendizaje nuestro y del equipo, podemos reducir la presión de tener que ser perfectos todo el tiempo y permitirnos ser más creativos y audaces en la toma de decisiones.
Esta semana entraremos un poco más en la diciplina del Project Management y hablaremos de los riesgos y como controlarlos… para evitar errores, fracasos o fallas en nuestros proyectos.
Gestión de Riesgos
El Project Management es una disciplina compleja que involucra múltiples tareas y actividades.
En el camino, los proyectos se enfrentan a una variedad de desafíos que pueden amenazar su éxito, como la falta de recursos, la falta de comunicación efectiva, los cambios en los requisitos, entre otros. Sin embargo, uno de los mayores desafíos que enfrentan los proyectos es la incertidumbre, es decir, la posibilidad de que algo inesperado ocurra y afecte negativamente el resultado final del proyecto.
Es aquí donde la gestión de riesgos juega un papel clave permitiéndo identificar, analizar, planificar, monitorear y controlar los riesgos que pueden afectar el éxito del proyecto.
Primero, identificar
La identificación de riesgos se lleva a cabo en colaboración con todas las partes interesadas y es un proceso continuo que debe estar activo durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Existen varias técnicas y herramientas para identificar riesgos potenciales, entre las más comunes se incluyen:
Revisión de la documentación del proyecto: Esto incluye la revisión de documentos como el plan de proyecto, los requisitos del proyecto, los planes de calidad, entre otros.
Reuniones de revisión del proyecto: Los miembros del equipo del proyecto pueden compartir sus preocupaciones sobre el proyecto y los riesgos asociados.
Análisis de proyectos similares: La experiencia en proyectos similares puede darnos indicios de cosas que pueden salir mal, es conveniente guardar la documentación de proyectos anteriores para poder consultarla.
Constante análisis del entorno del proyecto: Identificar cambios en la economía, regulaciones gubernamentales, cambios en la tecnología, entre otros.
Una vez identificados, y registrados, puedes continuar con el siguiente paso.
Análisis de Riesgos
Ahora debemos analizar los riesgos identificados en detalle para comprender mejor su impacto potencial en el proyecto.
Evaluaremos la probabilidad de que este riesgo ocurra y el impacto que tendría en el proyecto. Esto nos ayuda a priorizar los riesgos y a desarrollar planes de respuesta adecuados.
Para realizar este análisis no dudes en pedir ayuda a nuestro amigo ChatGPT pero OBVIAMENTE utiliza sus respuestas como parte de la “lluvia de ideas” con los stakeholders del proyecto, no como la lista final.
Aunque existen varias técnicas de análisis de riesgos, en esta ocasión hablaremos de una en particular el “Análisis de probabilidad e impacto”.
Esta técnica implica evaluar la probabilidad de que ocurra un riesgo y el impacto que tendría en el proyecto si ocurriera. El resultado de esta técnica es una matriz:
¿Te interesa copiar el template de esta matriz de Notion?, al final del artículo te dejo el link 😁👍
Una vez que se han analizado los riesgos, es importante priorizarlos para desarrollar planes de respuesta adecuados.
La priorización de riesgos se basa en la probabilidad e impacto de un riesgo. Los riesgos con alta probabilidad e impacto deben tratarse primero, mientras que los riesgos con baja probabilidad e impacto pueden manejarse con menos recursos y esfuerzo.
Planes de respuesta
Una vez que se han identificado y analizado los riesgos potenciales en el proyecto, es importante desarrollar planes de respuesta adecuados para mitigar los riesgos.
Los planes de respuesta se desarrollan en función de la priorización de riesgos y pueden incluir una variedad de estrategias, como evitar, transferir, mitigar o aceptar el riesgo.
Evitar el riesgo: si un riesgo es demasiado alto, puede ser mejor evitarlo completamente. Esto puede implicar cambios en el alcance del proyecto o en la planificación para evitar el riesgo por completo.
Transferir el riesgo: a veces, es más adecuado transferir el riesgo a otra entidad que tenga más experiencia o recursos para manejar el riesgo. Esto puede implicar la contratación de un tercero para manejar un riesgo específico.
Mitigar el riesgo: implica tomar medidas para reducir la probabilidad o el impacto de un riesgo. Esto puede incluir la implementación de controles adicionales o la modificación del proceso del proyecto.
Aceptar el riesgo: a veces, no es posible evitar o mitigar completamente un riesgo. En este caso, se puede aceptar el riesgo y desarrollar planes de contingencia para abordar el riesgo si ocurre.
Es importante desarrollar planes de respuesta detallados para cada riesgo identificado.
Estos planes deben incluir una descripción del riesgo, su probabilidad e impacto, la estrategia de respuesta seleccionada, los propietarios de los riesgos y los planes de contingencia en caso de que el riesgo ocurra.
Es importante recordar que la gestión de riesgos es un proceso continuo durante todo el ciclo de vida del proyecto. Los planes de respuesta deben revisarse y actualizarse regularmente para garantizar que sigan siendo efectivos
Monitoreo y control de riesgos
¿Creíste que era todo?
Pues no, ya lo hemos dicho: la gestión de riesgos es un proceso a lo largo y ancho de todo el ciclo de vida del proyecto… es la única manera de garantizar que los planes de respuesta sigan siendo efectivos.
Aún así existe la posibilidad de que un “riesgo fatal no identificado” aparezca de la nada y nos quiera tumbar el proyecto… pero estaremos mejor preparados si nunca bajamos la guardia.
La monitorización y el control de riesgos implica la revisión periódica de los planes de respuesta y la evaluación de la efectividad de las medidas implementadas para reducir el impacto y la probabilidad de los riesgos.
Si llegamos a descubrir nuevos riesgos, deben agregarse al registro de riesgos y se deben desarrollar planes de respuesta adecuados.
La monitorización y el control de riesgos también implican el seguimiento de las actividades del proyecto para identificar cualquier cambio que pueda tener un impacto en los riesgos del proyecto. Si se produce un cambio en las actividades del proyecto, es importante evaluar si esto afectará los riesgos identificados y si se necesitan ajustes en los planes de respuesta.
Junto con todo lo anterior, es importante establecer un sistema de informes para garantizar que los miembros del equipo del proyecto estén informados sobre los riesgos y las medidas de respuesta implementadas.
Asi nos aseguramos que los miembros del equipo del proyecto puedan tomar decisiones informadas y actuar adecuadamente.
En resunen
La gestión de riesgos es un elemento crítico de la gestión de proyectos que ayuda a minimizar el impacto y la probabilidad de los riesgos en un proyecto.
Al implementar un enfoque estructurado para la gestión de riesgos, los(as) project manageres pueden garantizar que los riesgos sean identificados, analizados y tratados de manera efectiva.
En resumen, la gestión de riesgos de proyectos incluye los siguientes elementos:
Identificación de riesgos: la identificación y documentación de los riesgos potenciales del proyecto.
Análisis de riesgos: la evaluación de la probabilidad y el impacto de los riesgos identificados.
Planes de respuesta: la implementación de planes detallados para mitigar los riesgos identificados.
Monitoreo y control de riesgos: la revisión y seguimiento de los planes de respuesta para asegurar su efectividad, así como la identificación y tratamiento de nuevos riesgos.
Al integrar la gestión de riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, podemos garantizar que se tomen medidas adecuadas para minimizar los riesgos y mejorar las posibilidades de éxito del proyecto.
La gestión efectiva de riesgos del proyecto puede ayudar a:
Mejorar la calidad del proyecto.
Mejorar la eficiencia del proyecto.
Reducir el impacto y la probabilidad de los riesgos.
Mejorar la satisfacción del cliente.
Mejorar la capacidad de los equipos del proyecto para tomar decisiones informadas y actuar en consecuencia.
Como lo prometido es deuda, aquí te dejo el link al Template en Notion de la Matriz de Riesgo (en inglés).
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